Reunião

Reunião pode ser definida como sendo o encontro de duas ou mais pessoas para a discursão de algum tema ou para a realização de alguma atividade.

Você acabou de ler o conceito de reunião. Mas sabemos que na maioria das vezes as reuniões são chatas, monótonas e improdutivas. Porem são necessárias em todas as empresas, pois uma reunião bem planejada e conduzida de forma adequada com certeza irá render ótimos frutos. Não importa se você tem uma empresa pequena ou grande, ou se você é dono, gerente, empregado ou sócio, as reuniões sempre serão necessárias e sempre estarão presentes nas nossas vidas.

Para que você consiga obter sucesso nas suas reuniões antes de tudo planeje. Elabore um plano objetivo e estabeleça uma agenda respondendo às seguintes perguntas:

• Qual é o objetivo da reunião?
• Pretende fornecer informações à equipe ou comunicar uma decisão?
• Precisa de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema?
• Qual é o resultado esperado da reunião? Pense no assunto como uma frase do tipo: "Quero que as pessoas saiam depois de perceberem a nova política, para que aprovem o orçamento necessário" ou "Preciso de uma lista de recomendações para poder tomar uma decisão sobre o problema X".
• A reunião é a melhor forma de ocupar o tempo das pessoas para atingir os objetivos propostos ou existem meios mais adequados (telefone, e-mail, etc.)?
• Quem precisa de estar presente?
• Como preparar a informação para as pessoas que não precisam de estar presentes?

Depois de responder a estas perguntas e estabelecer uma agenda, é preciso divulgar o plano com antecedência, incluindo:

• Hora da reunião;
• Local;
• Objetivos e assuntos a serem discutidos;
• Resultados esperados;
• Preparação necessária por parte de cada um dos participantes.

Após responder as perguntas sugeridas e realizar a divulgação da reunião, você irá perceber uma diferença substancial na produtividade e nos resultados das suas reuniões.

Podemos dizer que os principais objetivos de se fazer reuniões são os seguintes:

Reuniões de negócio: Fechar negócios, assistir ou fazer apresentações de serviço ou produto.

Reuniões de discussão orientada: Resolver ou buscar melhores soluções para um problema. É ideal que todos os membros envolvidos tomem conhecimento do problema previamente, para se prepararem adequadamente e contribuírem de forma efetiva.

Reuniões de brainstorm: Função criativa de se gerar uma nova ideia a partir de insights compartilhados.

Reuniões informativas: Disseminar uma informação entre todos os membros interessados.

Reuniões motivacionais: Ideais para momentos de mudança em uma empresa ou melhorar a atitude da equipe.